текст Лев Нодельман
05.02.2018
Привлечение иностранных компаний к проектированию стало не только модным, но и хорошим поводом для увеличения конечной цены и престижности будущего объекта недвижимости. «Трудностями перевода» мы озаглавили круг проблем участников международных проектных групп, которые создаются для реализации таких проектов. Незнание иностранных языков или правил деловой переписки часто наносят непоправимый вред, но эти проблемы только одна сторона медали и им посвящена эта статья. Есть и другая, - сходства и отличия в представлении рабочих материалов, ответственности и согласовании результатов, которые рассмотрены во второй части, где мы также коснемся вопроса: как не стать «рабом» иностранного контракта, включенного в ваш проект.
Как и в гражданской авиации, в проектировании между странами принято общаться на «международном английском» - особом урезанном варианте языка в результате общения «не носителей». Прогресс машинного перевода с 2010 года позволил отказаться от услуг переводчиков, кроме синхронистов на переговорах, и сократить время электронной переписки. Простое решение проблемы - удобный Google Translate. Но им надо правильно пользоваться! При написании специальных текстов перевод надо проверять с русско-английским словарем архитектурно-строительных терминов (скачать). А исходный текст на русском составлять максимально простым языком!
Затраченное время в примере ниже на машинный перевод текста всего 2 секунды, плюс цена интернет-трафика.
Google Translate сегодня знает 103 языка. Если иностранная фирма-адресат находится не в англоговорящей стране, особых проблем с чтением не будет. Переводы с русского на английский и на основные европейские языки, такие как: немецкий, итальянский, испанский, французский и др. получаются более-менее адекватными.
Но расслабляться не стоит!
С Google Translate у автора произошел забавный случай, связанный с «тупым» переводом и незнанием значения английского глагола "COME" - (прибывать, приезжать), которое изменялось при сочетании "COME OF" - (груб. кончать, испытать оргазм, (прим. переводчика ;-) ). И невинное деловое письмо, отправленное ночью в командировке, о встрече коллег на строительной площадке в обратном переводе прозвучало бы так:
«Дорогой Берндт, я уже кОнчил на строительную площадку. Завтра, наш конструктор Гиви Х. кОнчит в Батуми. Мы будем ждать Вас в аэропорту, 29 апреля, когда Вы тоже кОнчите на рейсе из Стамбула в 10 утра». ;-))) ...
Такие ошибки бьют по репутации отправителя и могут вызвать когнитивный диссонанс у адресата.
Конечно, русскоговорящие партнеры есть не только в странах бывшего СССР, Европе, Китае, но и по всему миру. Переход международной переписки на русский или другой удобный язык, может стать причиной для оправдания чужих ошибок или предъявления претензий в международном суде, где «деловой английский» более распространен. Если иностранец делает любезность переходя на удобный вам язык, то в деловой переписке внутри одного письма разместите два текста - на английском и на втором языке, выбранном для дальнейшего общения. Скажете, что это чушь и глупость?! Отнюдь! На практике это надо делать до тех пор, пока стороны не заключат контракт и в его тексте официально закрепят один или два удобных языка проекта. Такое простое правило - ещё одна страховка на случай ситуаций с «Моя твоя не понимайт!»
Автор в переписке с компанией-подрядчиком из Словении, при согласовании оснащения для СПА-центра вел переписку на трех языках ;-) , дублируя тексты на английский, словенский и русский. Инициатором такого нагромождения переводов были партнеры из Словении.
В итоге, это себя полностью оправдало и используя в переписке только Google Translate, никаких трудностей для понимания и перевода писем не возникло. Экономия времени и средств на услугах сторонних переводчиков была очевидна.
Может быть известен бренд или адрес сайта, или даже прямые контакты, но чаще предстоит работа по поиску иностранных фирм и отдельных исполнителей через интернет. Автор успешно для этих целей пользуется Google. И очевидно, если поиск идет не в "рунете", то по-русски запрос, к примеру, "наклонные лифты, производство", может не дать нужных результатов, хотя стоит попробовать. В лучшем случае, поиск выдает представительство, посредника или просто популярную статью, где могут оказаться и ссылки на "первоисточники".
Если настроить в браузере другой региональный VPN, например, из Германии, Италии или Швейцарии, то поиск на английском - "inclined elevator manufacturers" или "production of inclined elevators" даст заметно больше вариантов.
Наконец, найдя нужную компанию, сайт или портфолио ищется информация о регистрационных данных в реестре той страны, где находится предполагаемый контрактор. Например, в Великобритании это можно сделать на этом сайте, что позволит провести примитивный аудит. И если видимых проблем нет, то начинаем переписку. Адрес для отправки первого письма будет в контактах на сайте адресата и обычно начинается как "info@домен компании" или т.п.
Азбучные истины деловой переписки приходится повторять снова и снова, потому что "трудности перевода" вытекают из несоблюдения очень простых правил. Письма должны быть понятными, связанными по смыслу и логике друг с другом и написанными по шаблону из 6 пунков:
Актуальные инструкции по деловой переписке есть на сайте https://www.thebalance.com
Тогда шаблон для первого письма уже ясен, и если в руках визитка конкретного специалиста, то обратитесь в письме к нему лично, и не пишите в приветствии - "Дорогие Сэры" ;-) Однако, в адресной строке рядом с основным адресатом добавляем общий электронный адрес его компании, начинающийся на "info@". Все меняется, и сотрудник уже мог уволиться, уехать в командировку или в отпуск, просто сменить ящик или банально заболеть. Надо также не забыть поставить в копию своего заказчика и коллег, дав "сигнал о старте".
Если в тексте хорошо и просто изложена суть разрабатываемого проекта и составлено краткое ТЗ, есть необходимые и хорошо читаемые фото и чертежи, в PDF или JPG с переводом надписей, то шансы получить быстрый ответ очень велики!
Не надо отправлять всю историю проекта от сотворения мира и длиннющие презентации с 1,5 часовыми фильмами и терабайтами чертежей. Стоит ограничить объем вложений до 10 Mб, или направить прямую ссылку на облачный ресурс с не архивированными краткими материалами, к которым надо приложить в письме опись файлов и их содержания, перечень используемых цифровых форматов и версий программ.
В завершении письма необходимо просто и четко сформулировать цель Вашего обращения. Обычно - "просим подготовить коммерческое предложение", или ..."надеемся на Ваше участие в нашем проекте и ждем ответ как можно скорее". Это "...As soon as possible ", или указание конкретной даты, пишется специально для того, чтобы иностранный специалист работающий с ящиком "info@" не отложил Ваше письмо до лучших времен.
Остается написать "С уважением," - и блок с полным именем и фамилией, должностью не ниже ведущего архитектора, или менеджера по проекту, и действующим контактами. Врать не нужно, - это всплывет очень быстро, и утрата доверия развалит будущий контракт. Логично указать предпочтительный способ связи. И если Вы планировали "общение голосом", то укажите контакты в "Skype", и мессенджерах: "WhatsApp", "Viber" или "Telegram". Отправьте и ссылки на свой сайт, страницы портфолио в социальных сетях FaceBook, Instagram, LinkedIN.
ВАЖНО помнить, что - ВСЯ последующая деловая переписка должна быть ТОЛЬКО по электронной почте! Это ОЧЕНЬ-ОЧЕНЬ важно, на случай возникновения тех самых "трудностей перевода", чтобы можно было "отмотать назад" и узнать в какой момент проект застопорился и кто допустил ошибку. И если прошли краткие согласования другим способом, то вслед им должно быть отправлено электронное письмо, где эти изменения будут зафиксированы.
Что делать если на первое письмо нет ответа? Идеальный вариант (проверив часовые пояса) сделать звонок в офис иностранной компании. Надо знать элементарный набор английских разговорных фраз, или пригласить в помощь "переводчика-синхрониста". В его роли может выступить любой сотрудник с разговорным английским, но лучше если он говорит на языке той страны, где находится ваш адресат. Если это невозможно и ответа нет в течении двух дней, а письмо не ушло в пятницу вечером "накануне Рождества" или других праздников, то стоит подождать ещё один рабочий день и затем послать копию письма с указанием даты отправки первого.
Если ответа не последует снова, то ваше письмо могло попасть в спам, либо справедливо заблокировано из-за приложенного вами самораспаковывающегося архива c именем "Наш_проект.exe" ;-), что делать нельзя! Проверяйте вложения и адреса, позвоните в компанию, чтобы узнать об альтернативном варианте связи. Полезно найти посредников, - друзей, коллег или знакомых живущих, работающих или отдыхающих в городе, стране или по соседству, которые смогут связаться со специалистом или заехать в офис нужной вам компании для налаживания связи. Если ответа не будет, или придет вежливый отказ, значит Ваш запрос и проект не интересны, или найденные контакты или фирма больше не существуют.
Если переписка продолжится, то вас можно поздравить с удачным стартом, и с этого момента необходимо соблюдать ещё одно простое правило - НАЧИНАЯ С ПЕРВОГО ПИСЬМА СОХРАНЯЙТЕ ВСЮ ПЕРЕПИСКУ со всеми вложениями, а лучше, - регистрируйте корреспонденцию (входящие\исходящие) в документообороте студии.
В переписке могут участвовать разные специалисты и смежники. Их требуется представлять в письме, указывать должность, обязанности и полномочия, чтобы у Вашего адресата за границей не возникали подозрения что он переписывается с мошенниками и вопросы проектирования не попадали, в отдел сметы. Идеальная пропорция: 1-2 сотрудника ведут переписку с каждой стороны. ВСЕГДА в адресной строке надо указывать всех активных участников, от заказчика до смежника. Это спасет от непоправимых ошибок или поможет скорректировать или даже остановить работу над проектом!
На это может уйти немало сил и времени. Если переписка начинается «от порога» через ящик "Info@", то общение с техническим специалистом, проектировщиком - вашим коллегой начнется не сразу, пройдя цепочку от бэк-офиса до принимающего решение менеджера, или даже владельца. И это вполне очевидно. Если на первое письмо Вам сразу ответит владелец или генеральный менеджер, то посмотрите свою подпись, возможно вы послали письмо от лица королевы Англии. Иначе это вызовет подозрение прежде всего у Вас! Нужные контакты появляются только после 3-4 письма (а иногда и после 10-го). И это ещё не гарантия того, что пишет не посредник, или некомпетентный и приглашенный по договору менеджер по продажам в вашем регионе.
Никто не хочет быть обманутым или впустую потерять драгоценное время проекта не добившись положительного результата!
Кстати, с той стороны вас тоже сейчас пристально изучают, решая стоит ли отвечать компании или специалисту, который отчитывается на FaceBook провокационными фотографиями с новогоднего корпоратива, вместо интересного архитектурного портфолио ;-). Поэтому, ваш сайт и профили в соцсетях должны быть наполнены профессиональными событиями, а не лайками кошечек или репостами "Comedy Club".
Секрет лежит в анализе списка электронных адресов, которые будут указаны в копиях ответа от иностранной компании. Очень часто туда попадают сначала начальники отделов продаж, или сразу генеральные менеджеры, ведущие конструкторы, главные архитекторы, особенно если компания небольшая, а иногда и сами владельцы. По адресу ящика, например, "RicardoMaspero@maspero.com" можно догадаться, что это адрес владельца и затем сделать поиск его профилей в соцсетях, найти документы или статьи. К 3-4 письму отвечающий специалист из бэк-офиса может передать переписку по цепочке наверх и на связь выйдут нужные вам специалисты. Но писать им напрямую, найдя адрес в копиях первых писем, может быть ошибкой и сработать как «стоп-кран» ! Надо набраться терпения и понаблюдать за ходом переписки. Если проект интересный, они напишут сами или представят и назначат ответственного.
Затем, наладив связь уже можно углубиться в обсуждение деталей и прийти к организации первой встречи, согласованию контракта, подписанию и началу проектных работ.
Для этого надо:
На этом этапе уже готовиться реальное коммерческое предложение и первые эскизы будущего проекта. Постарайтесь максимально точно сформулировать техническое задание и обозначить объемы проектирования, обеспечив КАЧЕСТВЕННЫЙ перевод на английский.
Например, если надо запроектировать наклонный лифт, то надо четко сформулировать что входит в этот контракт: проектирование трассы, проектирование кабины лифта, выбор типа управления, соблюдение норм безопасности, - список будет очень длинным и надо ничего не забыть, вплоть до сроков производственного цикла и времени доставки, сертификатов и деталей приемки в эксплуатацию, где потребуются испытания. Ещё до первой встречи направить топографическую съемку и фото участка, указать например, как в случае с наклонным лифтом, особенности геологии, необходимость проектирования остановок и такие детали как выделенная электрическая мощность и пр.
И не важно что планируется проектировать или заказывать! Это может быть и распил мрамора в Италии, или изготовление технически сложного наклонного лифта в Германии, а то и проект всего здания!
Сбор информации для формирования ТЗ и текст контракта - это самый ответственный момент для международных проектных команд. Потому что ошибки или неточные формулировки потом будут стоить очень дорого и для заказчика и для исполнителей.
Проекты обычно ведутся по предоплате, иногда она может составлять больше 50%, а замена неверно изготовленных узлов в сложных изделиях может затянуться на месяцы. Ошибки исправляются за счет времени и за дополнительные деньги. Тот участник, кто допустил ошибку и будет нести эти потери. А как узнать кто виноват?! Ответ очевиден, - конечно проанализировав всю деловую переписку от первого до последнего отправленного электронного письма! И если переписка сохранена, то все вопросы решатся дополнительными актами согласования и возможно, что до суда дело не дойдет! Вам не придется поплатиться за то, что какие-то важные детали проекта были отправлены через Skype, или частную переписку в соцсетях.
Оставляйте хорошо читаемые следы - это правило автор почерпнул из работы над проектом вместе с заказчиком, имеющим богатый опыт сотрудничества с иностранными компаниями...
"...Друг, сюда нельзя! Тут следы!" (к\ф Мимино)
Читать далее: Трудности перевода, ч.2
Поделиться!